インターネットが普及したとはいえ、まだまだ電話は会社の顔であり、電話でのお問い合わせは多いものです。
たとえ不在時でも、せっかくお電話を頂戴したお客様に対し、留守番電話で休業日や営業時間をアナウンスできるようにしておけば、お客様が安心されるだけでなく、営業上の機会損失を減らす効果も期待できます。
オリジナル留守番電話メッセージ
会社の顔であるメッセージの声。
どのように用意することができるでしょうか。
留守番応答メッセージ作成方法
- 自社で吹き込む
自社で吹き込まれる際の注意点として
- 静かなところで録音する
- 雑音が入ってしまうと、電話口ではお客様によく聞こえてしまいます。
できるだけ静かな場所で吹き込みをしましょう。 - 声に笑みをプラスする
- 声に感情を乗せることはなかなか難しいものです。
普通に話しているつもりでも、電話口での声は少しぶっきらぼうに聞こえてしまっているかもしれません。
顔が見えないからこそ、3割〜4割増しの明るい声で発声しましょう。
- プロにお願いする
費用はかかりますが、1タイプ13,000円〜とリーズナブルです。
本格的なスタジオでプロナレーターによる録音を行います。
安心ポイント
- プロならではの音質、発声、アクセントに至るまですべてお任せ
- 受話器越しの音声は、電話回線通信の仕様もあり小さなノイズや息遣いでも増幅される傾向にあります。
プロにお任せすればノイズ要素は一切気にすることはありません。
耳元にお届けする音声ですのでクリアな音声でお届けしたいものです。 - お手持ちの機種に対応した音声形式
- 留守番電話機によって取り扱える音声形式が違います。
お手持ちの機械で留守番電話設定をしたくても、方法がわからない……
オリジナルで留守番応答ガイダンスを作成したいけど、どんな方法があるのかわからない……
いざ、応答メッセージを導入しようと思っても何から手を付けていいのかわからないときでも、プロに相談しておけば安心です。必要要素を洗い出し最適な応答ガイダンス作成の相談ができるので、何かと安心です。
留守番電話メッセージ制作
プロにお願いするときの具体的な方法はこちら
留守番ガイダンス例文
では、留守番電話応答メッセージをシーン別にご紹介していきます。
1.営業時間外 応答メッセージ
営業時間外メッセージ活用シーンは文字通り、日々の営業時間外です。
お店や営業所など、開店時間・閉店時間が決まっている場所では閉店〜開店までの時間を対象として時間外メッセージで対応することがあるかもしれませんが、オフィス等では営業時間とは別に、人が帰宅する時間から出社までの時間のみ、時間外メッセージで対応されることもあるかもしれません。
対象時間については自社の業態に合った時間で運用してください。
お店や営業所など、開店時間・閉店時間が決まっている場所では閉店〜開店までの時間を対象として時間外メッセージで対応することがあるかもしれませんが、オフィス等では営業時間とは別に、人が帰宅する時間から出社までの時間のみ、時間外メッセージで対応されることもあるかもしれません。
対象時間については自社の業態に合った時間で運用してください。
- 営業時間外 メッセージ 1（営業時間のお知らせ）お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間は、営業時間外でございます。
営業時間は、平日午前9時30分から午後6時30分までとなっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。 - 営業時間外 メッセージ 2（営業時間+曜日のお知らせ）お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間は、営業時間外でございます。
営業時間は、土日祝日を除く、平日午前9時30分から午後6時30分までとなっております。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
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2.定休日 応答メッセージ
定休日応答メッセージの活用シーンはお休みの日終日です。時間外メッセージと違い「只今の時間」ではなく「せっかくお電話いただきましたが」となり、時間を限定せず終日対応できる内容となっています。決まった定休日がある場合は曜日や日にちを入れて、今後は営業日にお電話いただけるよう促しましょう。
- 定休日 メッセージお電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、土曜・日曜・祝日はお休みをいただいております。
誠に恐れ入りますが、平日午前9時30分以降におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
3.臨時休業日 応答メッセージ
臨時休業をする際、日頃の営業スケジュールとは違うため、電話がつながらないことでお客様にご不安を与えてしまうかもしれません。お電話での問い合わせに、是非応答メッセージで対応したいものです。急な臨時休業に加え、年間で予定されている休業日の「社内研修」「創立記念日」等は伝えられる範囲で理由を添えるといいでしょう。
- 臨時休業用メッセージ1お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、本日は（〇〇の為）臨時休業とさせていただいております。
誠に恐れ入りますが、明日以降（営業再開の〇日以降）に改めておかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。 - 臨時休業用メッセージ2：イレギュラーの休業お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、本日は弊社創立記念日の為、休業とさせていただいております。
誠に恐れ入りますが、明日以降（営業再開の〇日以降）に改めておかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
4.長期休暇 応答メッセージ
「年末年始」「夏季休暇」「GW」等の連続した長期休暇の際の応答メッセージです。
休暇期間を明確にすることと、再開の日時について案内をすれば安心です。
休暇期間を明確にすることと、再開の日時について案内をすれば安心です。
- 年末年始（夏季休暇等長期休暇） メッセージお電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、〇〇年12月29日から〇〇年1月3日まで年末年始休業とさせていただいております。
誠に恐れ入りますが、1月4日、午前9時30分以降におかけ直しいただきますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。
プロにお願いするときの具体的な方法はこちら
5.用件録音機能・伝言メモ・ボイスメッセージ対応 応答メッセージ
留守番電話機能は大きく2つに分かれます。
「留守番メッセージ対応」のみのものと「留守番メッセージ対応+用件録音機能付き」があるもの。
用件録音機能については「伝言メモ」「ボイスメッセージ」などとも呼ばれ、応答メッセージの後に用件を残すことができます。
いわゆる「ピーという発信音」の後に伝言を残す留守番電話伝言録音機能です。
せっかくいただいた電話の要件を先取りし、準備万端でお客様へ折り返しのお電話をしましょう。
「留守番メッセージ対応」のみのものと「留守番メッセージ対応+用件録音機能付き」があるもの。
用件録音機能については「伝言メモ」「ボイスメッセージ」などとも呼ばれ、応答メッセージの後に用件を残すことができます。
いわゆる「ピーという発信音」の後に伝言を残す留守番電話伝言録音機能です。
せっかくいただいた電話の要件を先取りし、準備万端でお客様へ折り返しのお電話をしましょう。
- 営業時間外 メッセージ 1（営業時間のお知らせ）お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間は、営業時間外でございます。
誠に恐れ入りますが、営業時間内におかけ直しいただくか、発信音のあとにお名前とご用件をお話しください。
後日担当者より折り返しご連絡させていただきます。
6.その他 応答メッセージ
業種ごとに伝えたいことも様々です。
オンラインショップをお持ちの店舗であればそちらへ誘導するメッセージを入れたり、クリニックであればオンラインの予約システムへ誘導するのもいいでしょう。
ここではクリニックを例に、メッセージ例をご紹介いたします。
オンラインショップをお持ちの店舗であればそちらへ誘導するメッセージを入れたり、クリニックであればオンラインの予約システムへ誘導するのもいいでしょう。
ここではクリニックを例に、メッセージ例をご紹介いたします。
- 時間外 メッセージ（クリニック用）お電話ありがとうございます。〇〇医院でございます。
せっかくお電話いただきましたが、只今の時間、診療時間外となっております。
受付時間は日曜祝日を除く午前9時30分〜12時00分、午後2時〜5時30分、水曜日と土曜日は午前9時30分〜12時30分まで、午後は休診となっております。
ご予約の方はインターネットの予約システムより受付可能です。そちらも併せてご利用ください。
お電話ありがとうございました。
7.英語で対応 応答メッセージ
英語での応答メッセージです。シンプルな「営業時間外」と「営業時間外+ボイスメッセージ録音」の2タイプをご紹介いたします。
英語のナレーション収録も簡単に具体的な制作方法はこちら
- 営業時間外メッセージ１Thank you for calling (company name). We are currently closed.
Our business hours are Monday to Friday from 9AM to 6PM.
Please call back during our business hours. Thank you.お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。 ただ今の時間、営業を終了しております。
営業時間は月曜から金曜の午前9時〜午後6時まででございます。
営業時間内におかけ直しくださいますようお願い申し上げます。
お電話ありがとうございました。 - 営業時間外メッセージ２Thank you for calling (company name). We are currently closed.
Our business hours are Monday to Friday from 9AM to 6PM.
Please leave a message with your contact information after the tone.
We will call you back as soon as possible. Thank you.お電話ありがとうございます。〇〇〇でございます。ただ今の時間、営業を終了しております。
営業時間は月曜から金曜の午前9時〜午後6時まででございます。
発信音の後にお名前、お電話番号、ご用件をお話しください。
後日、担当者よりご連絡申し上げます。
お電話ありがとうございました。
8.保留音メッセージ
最後に、保留音メッセ—ジについてご紹介いたします。
電話を担当者へつなぐ際、電話中に資料等調べる際……何かと電話を保留状態にする機会は多いものです。
保留音機能を使って、電話の保留時間を有効活用することができます。
お好きな音楽とメッセージを組み合わせ、自社サービス告知・営業時間告知など、お客様に有用な情報を効率よくお届けしましょう。
電話を担当者へつなぐ際、電話中に資料等調べる際……何かと電話を保留状態にする機会は多いものです。
保留音機能を使って、電話の保留時間を有効活用することができます。
お好きな音楽とメッセージを組み合わせ、自社サービス告知・営業時間告知など、お客様に有用な情報を効率よくお届けしましょう。
- オリジナル保留音 ECサイト告知♪〜
お待たせして申し訳ございません。
弊社では、簡単便利にご発注いただける「〇〇〇Web版」もご用意しております。
いつでも、どこでも、1点からご発注いただけます。
〜♪
Webが普及した世の中とはいえ、平日に電話がつながらないとなると、お客様は一気に不安になってしまいます。
臨時休業・定休日など、不在時は留守番応答メッセージでお客様対応してはいかがでしょうか。
丁寧でユニークな電話応答メッセージで、一人でも多くのお客様のファンが増える……そんな素敵な体験の一助になれれば幸いです。
臨時休業・定休日など、不在時は留守番応答メッセージでお客様対応してはいかがでしょうか。
丁寧でユニークな電話応答メッセージで、一人でも多くのお客様のファンが増える……そんな素敵な体験の一助になれれば幸いです。
オリジナルの留守番メッセージで
お客様満足を向上させてくださいね